Transformation réussie du SI Achat : OMNEO accompagne Vilogia
Vilogia, acteur majeur du logement social, a engagé une évolution de son système d’information achat afin d’harmoniser et de fiabiliser la gestion de ses fournisseurs. Cette transformation impactait l’ensemble des agences et des services concernés par les processus achats.
Dans ce contexte, OMNEO est intervenu pour accompagner la montée en compétences des équipes et faciliter l’adoption des nouveaux usages.
Le Projet
Dans le cadre du déploiement d’un nouveau SI Achat, l’objectif du projet était d’assurer la formation et l’accompagnement au changement de plus de 290 collaborateurs, répartis en 7 populations métiers différentes, en moins de deux mois.
Au-delà de la prise en main du nouvel outil, le projet visait à garantir une adoption rapide et durable des nouveaux processus, tout en tenant compte des spécificités et usages de chaque métier. L’enjeu était également de proposer un dispositif capable de s’inscrire dans le temps, afin de faciliter l’intégration des futurs collaborateurs et de pérenniser les compétences en interne.
Ce projet impliquait ainsi la création de parcours pédagogiques adaptés aux différentes populations métiers, tout en assurant une conduite du changement fluide et compatible avec les contraintes opérationnelles des équipes Vilogia.
Les Solutions apportées
Pour accompagner le déploiement du nouveau SI Achat, OMNEO a mis en place une solution pédagogique sur mesure, construite en collaboration avec les équipes projet de Vilogia.
Un consultant pédagogique référent a été dédié au projet afin de comprendre les usages métiers et les besoins des différentes populations concernées. Des parcours de formation adaptés par métier ont ensuite été créés, combinant :
- Des sessions de formation courtes en présentiel,
- Des tutoriels vidéo en screencast,
- Une base documentaire accessible depuis l’environnement interne de Vilogia.
Cette approche de blended learning a permis de faciliter l’appropriation du nouvel outil, tout en garantissant un accès durable aux contenus pédagogiques pour les collaborateurs et les futurs entrants.
OMNEO a également assuré l’organisation et le suivi des sessions de formation, ainsi que l’analyse des retours de satisfaction des utilisateurs.
Méthodologie OMNEO appliquée :
- Immersion et préparation : compréhension des usages métiers, des processus et des besoins des différentes populations concernées.
- Animation des sessions : création de parcours pédagogiques adaptés et diffusion de contenus accessibles et concrets.
- Accompagnement projet : suivi des formations, accompagnement des utilisateurs et facilitation de l’adoption des nouveaux usages.
Les Missions réalisées
- 3 mois d’immersion pour notre consultant afin de s’imprégner de l’environnement, du contexte et des cultures métiers de Vilogia.
- Compréhension du fonctionnement du nouvel applicatif métier en dialogue avec l’équipe ingénierie et fonctionnel.
- Création des parcours pédagogiques adaptés aux différentes populations métiers.
- Organisation et pilotage des sessions de formation et animation.
- Réalisation de tutoriels vidéo et structuration de la base documentaire pédagogique.
Le public concerné
Le projet concernait les collaborateurs de Vilogia impliqués dans le processus achat et la gestion des fournisseurs, répartis en 7 populations métiers.
L’accompagnement a été adapté aux différents profils afin de garantir une appropriation rapide des nouveaux usages et une montée en compétences homogène des équipes.
Les gains apportés
- Prise en main rapide d’une solution complexe
- Bonne acceptation de la solution par les équipes grâce aux cursus personnalisés
- Sessions de Formation fluide, fiable et pratique
- Autonomie des salariés grâce à la base documentaire
- Gains de productivité liés aux déplacements limités des collaborateurs
- Simplification et efficacité de l’intégration de nouveaux collaborateurs
Infos clés
- 300 utilisateurs formés sur moins 2 mois
- 36 sessions de formations présentielles
- 8 cursus métiers + 1 cursus commun
- Documentation vidéo jugée appropriée à 92%
Une transformation réussie
Le projet mené par OMNEO pour Vilogia illustre une transformation efficace des pratiques de formation dans un contexte de changement d’outil et de processus métier.
Grâce à un dispositif combinant formation sur mesure, accompagnement de projet et supports pédagogiques accessibles en continu, les équipes ont pu monter rapidement en compétences et s’approprier les nouveaux usages du SI Achat dans des délais contraints.
Cette approche a permis de sécuriser la transition, de favoriser l’adoption par les utilisateurs et de garantir une montée en autonomie durable des équipes, tout en facilitant l’intégration des futurs collaborateurs.